Prekių sandėliavimas dažnai pradeda kelti rimtesnių klausimų ne verslo pradžioje, o tada, kai pardavimai jau įsibėgėja. Kol prekių nedaug, atsargas galima laikyti nedidelėse patalpose ir gana paprastai kontroliuoti rankiniu būdu. Situacija pasikeičia atsiradus daugiau produktų, tiekėjų ir kasdienių išsiuntimų. Sandėliavimo paslaugos tokiame etape leidžia verslui naudotis jau paruošta logistikos infrastruktūra, neprisiimant visų nuosavo sandėlio išlaikymo ir organizavimo darbų. http://arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos

Sandėliavimo paslaugos šiandien taip pat nebūtinai reiškia tik paletės pastatymą į laisvą vietą. Logistikos partneris gali priimti krovinius, registruoti atsargas, komplektuoti užsakymus, ženklinti ar perpakuoti prekes ir paruošti jas tolimesniam transportavimui. Elektroninėje prekyboje prie to prisideda individualių siuntų surinkimas bei grąžinimų administravimas. Todėl prieš renkantis sandėlį pirmiausia verta apsibrėžti ne reikalingą plotą, o tai, kas realiai turės vykti su prekėmis.

Kada nuosavas sandėlis pradeda trukdyti augimui?

Nedidelės įmonės sandėlis dažnai plečiasi gana chaotiškai. Iš pradžių užtenka kelių lentynų, vėliau išsinuomojama papildoma patalpa, atsiranda pirmasis sandėlio darbuotojas, o dar po metų prekės jau laikomos keliose skirtingose vietose. Kiekvienas atskiras sprendimas tuo metu atrodo logiškas, tačiau bendras procesas gali tapti nepatogus.

Augant apimtims reikia ne tik daugiau vietos. Didėja prekių priėmimo, komplektavimo ir inventorizavimo darbų kiekis. Reikia organizuoti darbuotojų pamainas, pirkti techniką, prižiūrėti sandėlio sistemą ir planuoti, kas nutiks pardavimams dar kartą padidėjus.

Išorinis sandėlis dalį šių rūpesčių perima. Verslas perka ne vien vietą, bet ir jau veikiančius procesus bei infrastruktūrą. Tai nereiškia, kad išorinis modelis visada pigesnis. Stabilų, didelį ir lengvai prognozuojamą prekių srautą turinčiai įmonei nuosavas sandėlis gali būti ekonomiškai pagrįstas. Tačiau augimo laikotarpiu lankstumas kartais yra svarbesnis už teorinę mažiausią vienos paletės laikymo kainą.

Sandėlio darbas prasideda prie iškrovimo rampos

Atvykus kroviniui svarbu ne tik rasti jam vietą. Prekes reikia priimti, suskaičiuoti ir susieti su sandėlio apskaitoje esančia informacija. Jei pastebima pažeista pakuotė arba neatitinka kiekis, tai turėtų būti užfiksuota šiame etape.

Šis procesas ypač svarbus importuotojams. Viename konteineryje gali būti keliasdešimt skirtingų prekių pozicijų, o gamintojo pateikti duomenys ne visada būna tokie tvarkingi, kaip norėtųsi. Jei neatitikimas nepastebimas priimant krovinį, po mėnesio išsiaiškinti, kur dingo keli vienetai, jau gerokai sunkiau.

Toliau prekė gauna savo vietą sandėlyje. Jos parinkimas irgi nėra visiškai atsitiktinis. Greitai judančias pozicijas racionalu laikyti ten, kur jas patogu dažnai paimti, o lėčiau parduodamos atsargos gali būti perkeltos į mažiau patogias zonas. Dideliame sandėlyje keli papildomi metrai kiekvienam surinkimui per metus virsta nemažu darbuotojų nueitu atstumu.

Sistema turi žinoti tai, kas iš tikrųjų yra lentynoje

Gerai veikiančiame sandėlyje fizinis prekių kiekis turi sutapti su informacija sistemoje. Skamba elementariai, tačiau kuo daugiau operacijų atliekama, tuo daugiau atsiranda galimybių suklysti. Viena prekė neteisingai priimta, kita padėta ne į savo vietą, trečia išsiųsta, bet operacija sistemoje neužbaigta.

Problema ypač greitai išryškėja internetinėje prekyboje. Klientas mato, kad prekė yra, pateikia užsakymą ir sumoka. Sandėlio darbuotojas gauna užduotį ją surinkti, nueina prie nurodytos vietos ir randa tuščią lentyną. Vidinė apskaitos klaida per kelias minutes tampa klientų aptarnavimo problema.

Dėl to renkantis logistikos partnerį verta domėtis ne tik sandėlio pastatu, bet ir jo naudojamomis informacinėmis sistemomis. Galimybė matyti aktualius likučius, prekių judėjimą ir užsakymų būsenas augančiam verslui ilgainiui tampa labai praktiška.

E. prekybos sandėlis veikia kitu tempu

Didmeninėje prekyboje vienas užsakymas gali reikšti kelių palečių išsiuntimą vienam gavėjui. Elektroninėje parduotuvėje tos pačios paletės turinys gali virsti šimtais atskirų užsakymų. Kiekvieną jų reikia surinkti, patikrinti, supakuoti, pažymėti ir perduoti pristatymo partneriui.

Čia atsiranda „fulfillment“ paslaugos, kai sandėlis perima didžiąją fizinio užsakymo vykdymo dalį. Parduotuvės sistema perduoda užsakymo informaciją, o logistikos centre atliekami tolimesni veiksmai. Verslui nebereikia pačiam auginti pakavimo komandos kartu su kiekvienu pardavimų šuoliu.

Šuoliai internetinėje prekyboje nėra reti. „Black Friday“, kalėdinis laikotarpis ar sėkminga reklamos kampanija gali per kelias dienas gerokai pakeisti įprastą užsakymų kiekį. Kartais pakanka vieno socialiniuose tinkluose išplitusio produkto. Dar vakar jį per dieną pirko dešimt žmonių, šiandien – keli šimtai. Sandėlio gebėjimas susitvarkyti su tokiais pikais tampa tiesiogiai susijęs su parduotuvės reputacija.

Sezoniškas verslas turi kitokią sandėlio matematiką

Kalėdinės prekės, sodo technika, vasaros inventorius, padangos ar sezoninė apranga juda nevienodai visus metus. Vieną ketvirtį sandėlis gali būti beveik pilnas, kitą – didelė jo dalis lieka laisva. Nuosavo sandėlio atveju už visą plotą vis tiek reikia mokėti ir jį išlaikyti.

Išorinės paslaugos gali suteikti daugiau lankstumo, tačiau čia yra viena svarbi detalė. Sandėliavimo partneris taip pat planuoja savo pajėgumus, o prieš Kalėdas papildomos vietos ir darbuotojų reikia ne vienam klientui. Tikėtis lapkričio pabaigoje be jokio įspėjimo atvežti tris kartus daugiau prekių ir gauti tokį pat aptarnavimo tempą nėra geriausias planas.

Sezoninius pikus verta prognozuoti kartu su logistikos partneriu. Net jei prognozė nebus ideali, bent apytiksliai numatytas papildomas srautas leidžia pasiruošti geriau.

Sandėliavimo kainą sudaro ne viena eilutė

Vienos paletės laikymo kaina yra patogus rodiklis pasiūlymams palyginti, bet jis neparodo visos sąskaitos. Sandėlyje prekės ne tik stovi. Jos atvyksta, yra iškraunamos, tikrinamos, perkeliamos, surenkamos ir išduodamos. Už dalį šių operacijų gali būti taikomi atskiri įkainiai.

Todėl verslo modelis turi didelę reikšmę. Jeigu 100 palečių atvežamos ir pusmetį beveik neliečiamos, didžiąją išlaidų dalį gali sudaryti pats laikymas. Jei tos pačios 100 palečių per kelias savaites išskaidomos į tūkstančius individualių užsakymų, operacijų kaštai tampa daug svarbesni.

Pasiūlymus geriausia lyginti pagal realų scenarijų. Paslaugų teikėjui galima pateikti vidutinį priėmimų skaičių, laikomų palečių ar dėžių kiekį, mėnesio užsakymų skaičių ir reikalingus papildomus darbus. Tuomet gaunamas skaičius bus arčiau tikrosios mėnesio logistikos kainos.

Grąžintos prekės taip pat turi kažkur keliauti

Elektroninė prekyba sukūrė didelį atgalinės logistikos srautą. Pirkėjai grąžina netikusius drabužius, nereikalingus aksesuarus, netinkamą modelį ar tiesiog persigalvoję įsigytas prekes. Pardavėjui tai reiškia, kad sandėlio procesas nesibaigia kurjeriui paėmus siuntą.

Grįžusią prekę reikia priimti ir įvertinti. Jei ji tinkama pakartotiniam pardavimui, turi būti grąžinta į atsargas. Jei pažeista pakuotė, trūksta komplektacijos ar pats gaminys sugadintas, gali reikėti visiškai kito proceso.

Mažoje parduotuvėje kelis grąžinimus galima sutvarkyti rankiniu būdu. Kai jų per mėnesį susikaupia keli šimtai, tai jau atskira logistikos funkcija. Renkantis „fulfillment“ partnerį šį klausimą verta aptarti dar prieš pasirašant sutartį, o ne tada, kai biure pradeda kauptis grąžintų siuntų dėžės.

Sandėlio vieta keičia transporto kaštus

Pigesnis sandėlis nebūtinai reiškia pigesnę logistiką. Prekės turi būti į jį pristatytos, o vėliau iš jo išvežtos. Jei dėl pasirinktos vietos kiekvienas reisas tampa ilgesnis, sutaupymas už sandėliavimą gali gana greitai išnykti.

Importuojančiam verslui aktualus atstumas nuo uosto, terminalo ar kitų pagrindinių krovinio atvykimo taškų. Didmenininkui gali būti svarbus patogus susisiekimas su pagrindiniais klientais. Baltijos šalyse prekiaujančiai e. parduotuvei aktuali ne tik Lietuvos geografija, bet ir tai, kaip greitai siuntos pasiekia Latviją bei Estiją.

Svarbūs net kurjerių surinkimo laikai. Jei viename sandėlyje iki 15 valandos gautas užsakymas dar spėja išvažiuoti tą pačią dieną, o kitame paskutinis surinkimas vyksta gerokai anksčiau, skirtumą galiausiai pajus klientas.

Specifinėms prekėms reikia specifinių sąlygų

Ne visos atsargos gali stovėti tame pačiame universaliame sandėlyje. Kai kurioms prekėms svarbi temperatūra ar drėgmė, kitoms reikia sustiprintų saugumo priemonių. Didelių gabaritų ar sunkiems kroviniams gali būti reikalinga speciali krovos technika.

Papildomi reikalavimai atsiranda ir valdant pačias atsargas. Produktams su galiojimo terminais aktualu kontroliuoti partijas ir jų judėjimą. Elektronikai ar kitoms brangesnėms prekėms gali būti naudinga serijinių numerių apskaita. Kartais svarbus ne tik produkto vienetas, bet ir konkreti jo partija.

Dėl to sandėlio paieška turėtų prasidėti nuo gana išsamaus savo prekių aprašymo. Kiek palečių reikia laikyti yra svarbu, bet tai tik vienas parametras. Ne mažiau reikšminga, kas ant tų palečių yra ir kaip dažnai prekės judės.

Kada verta keisti esamą sandėliavimo modelį?

Ne kiekvienas nepatogumas reiškia, kad reikia kraustytis į kitą sandėlį. Tačiau pasikartojančios problemos gali rodyti, kad dabartinis modelis nebeatitinka verslo masto. Nuolat trūkstanti vieta, dideli likučių neatitikimai, vėluojantys užsakymai ar darbuotojų trūkumas sezono metu ilgainiui pradeda veikti ne tik logistiką.

Kartais sprendimas yra didesnis nuosavas sandėlis. Kitais atvejais – dalies atsargų perkėlimas išoriniam partneriui. Galimas ir mišrus modelis, kai pagrindinės prekės laikomos įmonės sandėlyje, o sezoninės ar lėčiau judančios atsargos perduodamos kitur.

Sprendimą geriausia priimti pagal skaičius, o ne pagal tai, kad dabartiniame sandėlyje tiesiog „darosi ankšta“. Reikia vertinti darbuotojų, patalpų, įrangos, sistemų, transporto ir administravimo kaštus. Tik tada išorinio bei nuosavo sandėlio palyginimas tampa prasmingas.

Profesionalios sandėliavimo paslaugos labiausiai pasiteisina tada, kai jos pašalina dalį kasdienės logistikos chaoso. Verslui nereikia kiekvieną savaitę galvoti, kur padėti naują krovinį, kas surinks rytojaus užsakymus ar kaip susitvarkyti su sezoniniu piku. Prekės tiesiog juda pagal iš anksto sutartą procesą. Sandėlis klientui beveik nematomas, tačiau verslo viduje toks stabilumas gali turėti labai apčiuopiamą vertę.